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Gestion des utilisateurs
La gestion des utilisateurs permet aux administrateurs de gérer les comptes, les rôles et les accès dans NOX.
Accès
| Fonction | Rôles autorisés |
|---|---|
| Gestion RH (tous les dossiers) | Administrateur, Gestionnaire des RH |
| Gestion des rôles | Administrateur uniquement |
| Gestion des accès | Administrateur uniquement |
| Impersonation | Administrateur uniquement |
Ajouter un utilisateur
Il existe deux façons d'ajouter un utilisateur dans NOX.
Méthode 1 : Synchronisation Azure AD
Les utilisateurs disposant d'un compte Microsoft professionnel (Azure Active Directory) sont synchronisés automatiquement.
- Créez le compte de l'employé dans Azure AD
- Attendez la prochaine synchronisation (ou forcez-la depuis NOX)
- Attribuez-lui les rôles appropriés dans Paramètres > Rôles
L'utilisateur se connectera ensuite avec son compte Microsoft (bouton Se connecter avec Microsoft).
INFO
La synchronisation crée automatiquement un calendrier NOX dans le compte Microsoft de l'utilisateur et récupère sa photo de profil.
Méthode 2 : Création manuelle avec invitation par courriel
Pour les personnes externes à l'entreprise (sous-traitants, consultants, partenaires) ou ne disposant pas d'un compte Azure AD, vous pouvez créer un compte directement depuis NOX.
Accès : Administrateur, Gestionnaire des RH
- Accédez au tableau de bord des utilisateurs
- Cliquez sur Nouvel utilisateur
- Remplissez le formulaire :
| Champ | Obligatoire | Description |
|---|---|---|
| Prénom | ✅ | Prénom de l'utilisateur |
| Nom | — | Nom de famille |
| Courriel | ✅ | Adresse courriel valide |
| Poste | — | Poste occupé (liste des types de postes) |
| Numéro d'employé | — | Numéro d'identification interne |
| Gestionnaire | — | Supérieur hiérarchique |
| Date d'embauche | — | Date de début |
| Années d'expérience pré-emploi | — | Expérience antérieure |
- Validez la création
Un courriel d'invitation est automatiquement envoyé à l'adresse fournie contenant :
- Un lien vers NOX
- Un mot de passe temporaire généré automatiquement
L'utilisateur invité se connecte ensuite avec son courriel et le mot de passe temporaire (connexion par courriel/mot de passe, pas Microsoft).
WARNING
Il est recommandé que l'utilisateur change son mot de passe temporaire dès sa première connexion dans Paramètres > Sécurité.
Différences entre les deux types de comptes
| Compte Microsoft (Azure AD) | Compte manuel (invitation) | |
|---|---|---|
| Connexion | Bouton Microsoft (SSO) | Courriel + mot de passe |
| Calendrier NOX | Créé automatiquement | Non disponible |
| Photo de profil | Synchronisée depuis Microsoft | Non disponible |
| Réinitialisation du mot de passe | Via Microsoft | Via NOX (admin/RH) |
| Synchronisation automatique | Oui | Non |
| Cas d'usage | Employés de l'entreprise | Externes, sous-traitants, partenaires |
Les deux types de comptes utilisent une licence chacun et ont accès aux mêmes fonctionnalités selon leurs rôles.
Licences
Le nombre d'utilisateurs actifs est limité par votre licence NOX. Le compteur de licences est affiché en haut du tableau de bord des utilisateurs.
- Illimité : Aucune restriction sur le nombre d'utilisateurs
- Limité : Le nombre maximum est défini dans la configuration serveur
WARNING
Lorsque la limite de licences est atteinte, il n'est plus possible de créer de nouveaux utilisateurs ni de réactiver des comptes désactivés. Désactivez les comptes inutilisés pour libérer des licences.
Désactiver / Réactiver un utilisateur
Un utilisateur désactivé ne peut plus se connecter à NOX et libère une licence.
- Désactiver : Depuis le tableau de bord des utilisateurs, désactivez le compte. L'utilisateur apparaît dans l'onglet Utilisateurs désactivés.
- Réactiver : Depuis l'onglet des utilisateurs désactivés, réactivez le compte (sous réserve de licences disponibles).
Réinitialiser un mot de passe
Accès : Administrateur, Gestionnaire des RH
La réinitialisation de mot de passe est disponible uniquement pour les comptes manuels (sans compte Microsoft). Un nouveau mot de passe temporaire est généré et envoyé par courriel à l'utilisateur.
INFO
Les utilisateurs avec un compte Microsoft gèrent leur mot de passe directement via Microsoft.
Dossiers employés
Accédez aux dossiers de tous les employés depuis Gestion RH dans la barre latérale.
Chaque dossier contient :
- Informations personnelles
- Rôles attribués
- Banque de temps (heures accumulées, congés, etc.)
- Historique des feuilles de temps
Synchronisation des statuts
Les statuts des utilisateurs Azure AD (actif, inactif) sont synchronisés automatiquement. Un utilisateur désactivé dans Azure AD perdra automatiquement son accès à NOX.
Les comptes manuels ne sont pas affectés par cette synchronisation — ils sont gérés uniquement depuis NOX.
Impersonation
L'impersonation permet à un administrateur de se connecter en tant qu'un autre utilisateur pour diagnostiquer des problèmes ou vérifier les accès.
Accès : Administrateur uniquement
WARNING
L'impersonation est une fonctionnalité sensible. Les actions effectuées en mode impersonation sont tracées et associées au compte administrateur.
Pour utiliser l'impersonation :
- Accédez à la gestion des utilisateurs
- Sélectionnez l'utilisateur cible
- Cliquez sur Impersonation
- Vous naviguez maintenant avec les droits de cet utilisateur
Gestion du cache
Accès :
- Rafraîchir le cache : Administrateur, Gestionnaire des RH
- Vider le cache : Administrateur uniquement
Le cache améliore les performances de l'application. En cas de données obsolètes ou incohérentes :
- Accédez à la gestion du cache
- Cliquez sur Rafraîchir pour mettre à jour les données en cache
- Si le problème persiste, utilisez Vider le cache (administrateur uniquement)
Accès au portail client
L'administrateur peut accorder un accès portail client aux contacts :
- Ouvrez la fiche du client
- Sélectionnez un contact
- Activez l'accès portail
- Le contact reçoit un accès portail et peut consulter/créer des billets
Voir Permissions pour le détail du rôle Contact portail.